Sharing: Pengalaman Menjadi Sie Acara Online dengan Platform Zoom dan Live Youtube

Beberapa waktu yang lalu, komunitas yang saya ikuti yaitu Ibu Profesional Sidoarjo Mojokerto memasuki tahun pertama berdiri. Sehingga akan diselenggarakan rangkaian acara untuk memperingati Milad yang ke satu. Kondisi pandemi memaksa kami menyelenggarakan kegiatan ini secara online. Untuk itu dibukalah open recruitment panitia dari jajaran pengurus terlebih dahulu, jika dibutuhkan akan dilanjutkan ke member. Kebetulan untuk saat ini saya mengemban amanah sebagai Asisten Manop di Komponen Himpunan Mahasiswa. Sehingga sayapun memberanikan diri mendaftar sebagai Sie Acara, karena tim pengurus dari HIMA sudah banyak mengambil peran lain di kepanitiaan. Pada awalnya saya mengira, menjadi bagian dari Sie acara karena sebagai perwakilan HIMA. Sebagai bagian dari rangkaian acara milad, setiap komponen diharapkan mengadakan kegiatan sendiri. Ketika itu saya akan menjadi host acara sharing HIMA di instagram live, sehingga saya mendaftar di kepanitiaan Milad.

Ketika kepanitiaan mulai berjalan, baru dijelaskan bahwa kepanitiaan ini bertujuan khusus mempersiapkan acara puncak. Sehingga seluruh acara yang diselenggarakan komponen menjadi tanggung jawab komponen masing-masing. Konsep acara puncak adalah Sharing dengan narasumber Ibu Septi Peni Wulandani dengan platform Zoom. Karena acara diselenggarakan secara gratis, maka meeting Zoom akan ditayangkan secara live di platform Youtube.

Saya pribadi belum pernah mengadakan Meeting Zoom sebagai Host. Sehingga saya sama sekalli tidak mengetahui menu-menu di zoom dan bagaimana mengoperasikannya. Ketika itu, Sekretaris Regional memberikan tantangan kepada kami untuk menampilkan live dengan tampilan ala profesional dengan running text dan lainnya. Zoom saja saya masih belajar dari nol, ditambah aplikasi broadcast yang sebelumnya sayapun tak pernah mendengarnya.

Namun, tidak naik kelas jika kita tidak menghadapi tantangan-tantangan. Sehingga dengan motivasi dari ketua panitia, saya dan rekan-rekan sie acara serta sie perlengkapan mulai berlatih terkait Zoom Pro ini. Meskipun ketika itu, rekan tim acara yang fokus ke teknis Zoom dan broadcast ini hanya 2 orang. Ada yang kebagian menghubungi pengisi acara dan juga koordinasi doorprize acara.

Pada awalnya kami mulai menginstal aplikasi yang disebut OBS (Open Broadcaster Software). Aplikasi ini bisa diunduh gratis secara online di website resminya. Kemudian diadakan pelatihan Zoom Pro dengan OBS kepada tim acara dan tim perlengkapan, dengan trainer dari kenalan dan rekan. Tetapi pelatihan ini hanya sekali, melalui Zoom meeting, ditambah peserta pelatihan masih awam sekali dengan software broadcasting, sehingga pada akhirnya hasilnya kurang efektif. Kemudian tim teknis acara dibagi dua tugasnya, saya fokus di Zoom dan share screen video selama acara berlangsung, serta mengumpulkan konten video dan mengkompress video agar ukuran file lebih kecil dengan kualitas yang masih cukup baik, sehingga bisa diputar dengan lancar selama live zoom. Saya juga membantu membuat beberapa video yaitu video closing yang berisi ucapan terima kasih dan profil pengurus, serta video sponsor dan mengisi voice over pada video sponsor. Mbak Ice sebagai rekan tim acara yang juga fokus pada teknis pelaksanaan mengambil peran sebagai operator OBS untuk tampilan live youtube, kebetulan mbak Ice ini adalah programmer, jadi lebih cepat mempelajari fitur-fitur pada aplikasi broadcast maupun aplikasi tambahan yang diperlukan untuk menunjang hal tersebut.

Persiapan teknis kami lakukan sekitar 2 minggu, dengan 1 minggu terakhir hampir setiap hari mencoba meeting zoom dan live youtube via OBS. Hampir setiap jam 2 siang atau lebih, saya, mbak Ice, tim perlengkapan dan ketua panitia membuka Zoom meeting dengan akun premium yang sudah disewa sebelumnya selama 1 bulan. Secara umum, untuk tampilan zoom tidak ada masalah berarti, kami mencoba share screen video dengan menu advance yang hanya ada pada Zoom update, supaya layar windows tidak terlihat oleh audience. Kemudian mencoba spotlight beberapa orang agar tampil di layar utama, terkait sesi pengumuman penghargaan member.

Live youtube melalui OBS, sebenarnya saya sendiri tidak terlalu memahami. Karena waktu itu hanya sempat mempelajari sedikit untuk tampilan di OBS saja, sehingga belum mencoba lebih lanjut. Tetapi memang beberapa kendala ada pada output OBS ke live youtube, ketika dipilih kualitas yang lebih rendah, hasil tampilan di youtube cukup lancar tetapi pecah videonya. Sedangkan jika output OBS kualitas tinggi, tampilan live youtube kurang lancar. Ada juga beberapa kendala di audio yang delay, dan suara tidak keluar, sehingga dibutuhkan aplikasi penunjang audio. Mungkin akan saya tuliskan di kesempatan lain terkait aplikasi OBS sebatas yang saya ketahui.

 

#KLIPFebruari2021