Pada hari Minggu, 26 Februari 2023 saya mengikuti kegiatan Rapat Kerja bersama para srikandian Ibu Profesional Bekasi. Setelah sebelumnya didahului dengan acara serah terima amanah dan dilanjut dengan rapat kerja melalui zoom secara daring. Pada sesi daring sudah ada pembahasan program kerja dari masing-masing komponen, mulai duari Kampung Komunitas, Sejuta Cinta, Himpunan Mahasiswa, Sister Regional, KIPMA dan Lumbung Ilmu. Kali ini sesi luring digunakan sebagai media diskusi untuk membuat sinergi kegiatan antar komponen. Sekitar dua pekan sebelumnya, saya dihubungi oleh panitia dari Sisreg atau sister regional dan diminta hadir sebagai host atau MC. Kegiatannya semi formal dengan lebih banyak interaksi diskusi dan improvisasi kegiatan secara umum. Sesi pembukaan dilanjutkan dengan sambutan dan prakata dari sekretaris regional yang membahas tentang alur administasi ke sekreg dari masing-masing komponen. Setiap komponen harus mengisi form jika ingin mengadakan kegiatan, baik kegiat...
Pekan ini, perkuliahan bunda produktif 2 di Hexagon city memasuki zona xtramiles. Sebelumnya selama 2 pekan, para mahasiswa berada di Zona 4E dan mengerjakan jurnal aktivitas. Materi yang disampaikan oleh Ibu Septi Peni di zona xtramiles ini meliputi 4 hal, yaitu:
1. Knowledge Management 4E
2. Team Check in dan Ice breaker
3. Affinity Diagram Extra miles
4. Summary and Action item
KNOWLEDGE MANAGEMENT 4E
Sesi satu tentang knowledge management membahas dan mereview materi zona sebelumnya yaitu zona 4E (Enjoy, Easy, Excellent, Earn). Lebih lanjut ibu menjelaskan tentang masing-masing.
- Enjoy
Tanyakan kepada diri sendiri, apakah kita sangat menikmati aktivitas kita di project passion sehingga mata kita sangat berbinar? Energinya seakan-akan tidak pernah habis mengerjakan hal tersebut? Jika jawabannya "iya" maha kita sudah berada pada tahap "ENJOY".
- Easy
Apakah jika ada tantangan di bidang tersebut kita tidak akan menyerah? Selalu tahan untuk mencari jalan keluarnya dan selalu saja mendapatkan cara mengatasinya? Kalau "iya", maka tahap "EASY" sudah di tangan kita.
- Excellent
Ketika kita mampu menikmati aktivitas yang kita lakukan, muncul "internal motivation" mudah melakukannya dan konsisten menambah jam terbang, hingga kita sampai di tahap "EXCELLENT".
- Earn
Tahap Earn dilihat dari sisi produktivitas kegiatan yang kita tekuni di project passion ini, apakah membuat kita aktif berkarya? Aktif berbagi hasil belajarnya? Sehingga orang lainpun mengakuinya. Kalau iya, maka kita sudah masuk tahap "EARN".
TEAM CHECK IN DAN ICE BREAKER
Ibu menjelaskan perlunya melakukan team check in dan ice breaker sebelum memulai diskusi. Hal ini dapat meredakan ketegangan dalam proses pelaksanaan project passion. Pada zona sebelumnya, team check in dan ice breaker di co house Selasa Aksara dilakukan dengan mengisi google form dan menjawab pertanyaan-pertanyaan yang telah diajukan sebelumnya. Namun, kali ini berbeda. Kami mencoba menggunakan platform kuis online sebagai hiburan. Sayangnya tidak semua bisa mengikuti, karena beberapa warga terlambat menghadiri diskusi dan beberapa tidak hadir pada waktu yang ditentukan. Sehingga hanya teman-teman yang tepat waktu saja yang dapat masuk ke link kuis, selanjutnya yang mencoba menyusul tidak bisa masuk lagi.
Pada pertemuan selanjutnya, saya memanfaatkan waktu sebelum mulai diskusi untuk melakukan ice breaker dengan tebak gambar. Tetapi karena tidak semua hadir tepat waktu, jadi hanya beberapa saja yang merespon. Selanjutnya mungkin perlu dicoba metode maupun media lain untuk melakukan ice breaker.
AFFINITY DIAGRAM EXTRA MILES
Affinity diagram adalah suatu metode yang digunakan untuk mengumpulkan ide-ide dan mengelompokkannya sesuai hubungan naturalnya. Affinity diagram bertujuan untuk menghasilkan strategi solusi pemecahan masalah.
Extra miles, mengerjakan sesuatu dengan usaha lebih. Artinya, jika mengerjakan sesuatu dengan cara biasa maka akan mendapatkan hasil biasa-biasa saja. Namun, jika mengerjakannya "extra miles, maka kita juga akan mendapatkan hasil yang berlipat.
EXTRA MILES IMPACT/ EFFORT MATRIKS
Jurnal pekan ini, para mahasiswa harus mengisi bagan extra miles impact yang terdiri dari empat kuadran. Sebelumnya kami perlu membuat project list atau daftar aktivitas yang dilakukan masinh-masing secara pribadi dalam project passion. Selanjutnya aktivitas tersebut dibagi ke dalam empat kuadran, yaitu:
1. Quick Wins
Aktivitas high impact, low effort. Memperoleh dampak besar tanpa melakukan pekerjaan extra.
2. Major Projects
Aktivitas high impact, high effort. Memerlukan usaha besar karena cukup sulit dilakukan, tetapi juga menghasilkan dampak yang besar.
3. Fill ins
Aktivitas low impact, low effort. Beberapa pekerjaan yang tidak dapat dihindarai, dapat dikerjakan meski kita dalam kondisi lelah, tetapi dampaknya juga kecil bagi tim maupun pribadi.
4. Thankless Tasks
Aktivitas low impact, high effort. Beberapa peran di project passion yang sudah kita lakukan dengan optimal, dengan usaha yang tinggi, tapi tetap memberikan dampak yang kecil.
- Membuat to do list harian untuk co house.
- Menyusun agenda diskusi PP serta memimpin diskusi 3-4x sepekan.
- Membuat google meeting 1x sepekan.
- Menetapkan deadline dan mengecek progress PP.
- Berdiskusi dengan Tim formula dan city leader melalui messanger dan zoom meeting.
- Bekerjasama dengan perangkat kota terkait aktivitas yang melibatkan co house.
- Meneruskan informasi dari cluster leader, city leader, walikota, maupun tim formula kepada warga co house.
- Menyusun materi modul untuk kelas menulis dan membuat slide presentasi.
- Menyimak materi perkuliahan, memimpin diskusi dan mengerjakan jurnal.
Quick Wins:
- Membuat to do list harian untuk co house.Menyusun agenda diskusi PP serta memimpin diskusi 3-4x sepekan.
- Membuat google meeting 1x sepekan.Bekerjasama dengan perangkat kota terkait aktivitas yang melibatkan co house.
Major Projects:
- Menyusun materi modul untuk kelas menulis dan membuat slide presentasi.
- Mempersiapkan acara live untuk kelas launching maupun kelas lainnya.
- Mengawal pelaksanaan milestone PP sesuai timeline.
- Menyimak materi perkuliahan, memimpin diskusi dan mengerjakan jurnal.
- Menetapkan deadline dan mengecek progress PP.
Fill ins:
- Berdiskusi dengan Tim formula dan city leader melalui messanger dan zoom meeting.
- Meneruskan informasi dari cluster leader, city leader, walikota, maupun tim formula kepada warga co house.
Thankless Tasks:
- Menunggu keputusan dan menunggu untuk memutuskan. Maksudnya adalah, menunggu keputusan dari jajaran city leader maupun tim formula, karena usaha dari sisi kami pastinya lebih besar jika ada hal-hal terkait project yang tidak sesuai ketentuan. Seperti kemarin ketika kami harus merubah total timeline pelaksanaan rangkaian project selama 3 bulan karena di bulan Desember mulai tanggal 13 tidak diperkenankan melaksanakan kegiatan project passion. Menunggu untuk memutuskan maksudnya, segala hal terkait co house saya selaku CH Leader selalu meminta pendapat teman-teman sebelum memutuskan. Hal ini sangat menyita perhatian dan energi ketika saya harus menunggu teman-teman untuk merespon maupun menanggapi, karena tidak semua hadir pada waktu diskusi yang telah ditetapkan. Selanjutnya tidak semua langsung membaca chat diskusi dari awal dan menanggapi, seringnya malah misskomunikasi karena tidak menyimak chat secara runut. Terkadang saya harus mengulang-ulang menjelaskan hal yang sama yang sebenarnya sudah dibahas pada saat diskusi.
EXTRA MILES ACTION ITEMS CO HOUSING
Masing-masing anggota tim memilih ide extra miles untuk dilaksanakan dan memilih peran untuk dikerjakan di project passion. Ide aktivitas extra miles ini bisa berupa aktivitas yang sudah dikerjakan, kemudian diperbaiki atau ditingkatkan kualitasnya, maupun aktivitas baru yang akan dikerjakan sebagai penunjang project passion. Selanjutnya peran atau aktivitas yang dipilih dituliskan ke dalam twibbon dan disematkan foto.
Tahap selanjutnya adalah diskusi di co house untuk menentukan masing-masing aktivitas masuk di kuadran mana, quick wins, major projects, fill ins maupun thankless task.
REVIEW HABIT
Pekan ini adalah pekan terakhir untuk menyusun self evaluation habit. Berikut adalah self evaluation habit pekan 4 dari tanggal 22 November 2021 s.d. 30 November 2021.
Habit pribadi: Belajar materi kepenulisan 15 menit sehari.
Selama tanggal 1-30 November melaksanakan habit, hampir selalu ada hari dalam sepekan ketika saya tidak mengerjakan habit. Durasi 15 menit sehari yang saya tetapkan, pada kenyataannya habit yang saya lakukan lebih dari 15 menit, misalnya membaca materi kepenulisan di modul, maupun membaca buku kepenulisan di ipusnas. Ada kalanya saya jenuh dan menunda-nunda, akhirnya tidak mengerjakan habit. Kesimpulan saya adalah, waktu pengerjaan habit ini sebaiknya tidak setiap hari, namun setiap pekan atau 2x sepekan. Sehingga saya lebih bersemangat dan tidak merasa jenuh.
Habit co house leader: Menyapa warga co house setiap pagi, membuat to do list harian, mengecek progress PP.
Evaluasi habit cohouse leader:
Habit saya sebagai co house leader dimulai dengan menyapa teman-teman warga co house setiap pagi, keculai hari Minggu. Selama satu bulan pelaksanaan habit, tidak ada satu haripun yang terlewat, hanya variasi jamnya yang berubah, antara pukul 07.00 WIB - 09.00 WIB. Artinya habit ini dapat saya kerjakan dengan baik. Bahkan setiap pekan saya menambah habit baru seperti membuat to do list harian. Hal ini cukup efektif khususnya bagi saya sendiri, karena saya menyematkan link-link yang harus diisi atau disimak oleh teman-teman co house di dalam to do list. Beberapa warga menyampaikan bahwa to do list harian ini sangat bermanfaat dan membantu agar tidak terlewat informasi serta lebih mudah memetakan pekerjaan.
#BundaProdukti2
#HexagonCity
#SelasarAksara
#ZonaExtramiles
Comments
Post a Comment